Автоматизация регистрации документов — страница 2

  • Просмотров 11549
  • Скачиваний 487
  • Размер файла 26
    Кб

контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Использование компьютерных технологий ускоряет до­кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра­ции документов с помощью

ПЭВМ. Тем более, что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов. 1. Регистрация документов как один из видов документационного обеспечения деятельности организации В последние годы наряду с термином «делопроизводство» употребляется и

синонимичный ему термин «документационное обеспечение деятельности организации». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и подхо­дов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий со­здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и

исполь­зования информации. Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по

запросам подразделений и работников учреждения. Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа­ющая в организацию. Регистрируют документы, поступа­ющие из вышестоящих федеральных и местных государ­ственных органов и направляемые им в их адрес. Регист­рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложе­ния, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспон­денция от

других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистри­руется ценная и заказная корреспонденция. На документы, не подлежащие регистрации, состав­ляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со­ставляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации. На практике в настоящее время находят применение три системы