Автоматизация регистрации документов — страница 3

  • Просмотров 11551
  • Скачиваний 487
  • Размер файла 26
    Кб

регистрации документов: - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ­бе ДОУ или у секретаря-референта; - децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз­делениях секретарями подразделений; - смешанная, сочетающая в себе элементы цент­рализованной и децентрализованной систем. Практика показывает, что наиболее

эффективной сре­ди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос­ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за­писки и др.), а также предложения и жалобы граждан. Специализированную документацию регистрируют

в соответ­ствующих структурных подразделениях. Важнейшим принципом регистрации документов яв­ляется однократность. Каждый документ должен регис­трироваться в организации только один раз. В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку­ментов - журнальная и карточная. Журнальная форма может быть использована эффек­тивно в организациях с

небольшим объемом документо­оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен­тов; документов конфиденциального характера. Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо­гут учитываться в журналах учета приказов по организа­ции, протоколов,

докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор­ме усложнен, поскольку инициативный документ, напри­мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом.

Журнальная форма негибка для справочной рабо­ты в архиве. Использование автоматического дублирования тради­ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур­налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра­ции. Карточная регистрация всех категорий документов осу­ществляется на единой по форме регистрационной карточ­ке.