Автоматизация регистрации документов — страница 6

  • Просмотров 11550
  • Скачиваний 487
  • Размер файла 26
    Кб

система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»); - поддержка распределенной обработки информации; - возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур); - открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями; - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы

документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов); - возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами; - возможность работы по «свободной» схеме (без

жесткой фиксации маршрутов); - возможности контроля за прохождением документов; - наличие системы оповещения должностных лиц; - возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса; - наличие средств регламентации доступа и криптозащиты; - наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте

прохождения документов; - ориентированность на отечественную концепцию документооборота. С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроиз­водства, и регистрационную карточку, содержащую все ре­квизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не

существовать, документ может оставать­ся в бумажной форме. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистра­ции документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ пост­роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация

документов позволяет: - внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации; - организовать децентрализованную (на рабочих мес­тах) регистрацию документов непосредственно в структур­ных подразделениях с объединением сведений в докумен­тах в единой базе данных организации: - организовать на основе базы данных информацион­но-справочную работу; - организовать эффективный контроль за