Автоматизация регистрации документов — страница 6
система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»); - поддержка распределенной обработки информации; - возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур); - открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями; - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов); - возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами; - возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов); - возможности контроля за прохождением документов; - наличие системы оповещения должностных лиц; - возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса; - наличие средств регламентации доступа и криптозащиты; - наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов; - ориентированность на отечественную концепцию документооборота. С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация документов позволяет: - внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации; - организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации: - организовать на основе базы данных информационно-справочную работу; - организовать эффективный контроль за
Похожие работы
- Доклады
- Рефераты
- Рефераты
- Рефераты
- Контрольные