Автоматизация регистрации документов — страница 7

  • Просмотров 11552
  • Скачиваний 487
  • Размер файла 26
    Кб

исполнени­ем документов. Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних докумен­тов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обоб­щенный поиск сведений по всем документам органи­зации. После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее

текст также заносятся в электронную карточку. Ос­тальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку. С внедрением автоматизированных систем регистра­ции документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизи­рованная система позволяет

находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную кар­точку документа. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информацион­но-поисковой системы организации по всем документам. Поиск сведений по конкретному документу может вы­полняться по неисполненным и исполненным докумен­там, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по

документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по кон­кретному документу на экран выводится, а затем распеча­тывается соответствующая регистрационная форма. Резуль­таты поиска информации по группе документов выводят­ся на экран в табличной форме, а также при необходимо­сти распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по ис­полненному соответственно показывают, у

какого испол­нителя находится документ или в какое дело данный до­кумент подшит. В настоящее время во многих организациях внедряет­ся или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит авто­матически при заполнении соответствующего поля. Текущий контроль осуществляется путем вызова на эк­ран и распечатки списка документов, срок исполнения ко­торых

истекает сегодня. Спе­циальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран спис­ки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д. Аналитические справки по установленной форме мо­гут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компью­тер руководителя. Аналитичес­кие справки о ходе исполнения заданий