Автоматизация управления производством — страница 10

  • Просмотров 5113
  • Скачиваний 57
  • Размер файла 144
    Кб

внутренние документы. В основном это приказы и распоряжения Генерального директора предприятия, служебные записки заместителей Генерального директора, начальников отделов и служб предприятия друг к другу и к Генеральному директору, объяснительные записки работников, заявления работников на предоставление ссуды, отпусков, материальной помощи. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. По

правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию. Все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Структуру входящих и

исходящих документов по контрагенту в среднем за 2007 год отражает таблица 1: Таблица 1 Структура входящих и исходящих документов по контрагенту за 2007 год. Входящие Исходящие 30% поступает из вышестоящих и контролирующих органов 30% - счета, выставленные пользователям услуг (аэронавигационное обслуживание) 40% поступает от филиалов 30% - корреспонденция в адрес вышестоящих и контролирующих органов различного содержания 30% - прочая

корреспонденция 30% - корреспонденция в адрес филиалов 10% - переписка с прочими организациями, имеющая случайный характер Отчетность о проделанной работе канцелярии. Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты делятся на две группы: Оперативные. Они выводятся еженедельно. Их основное назначение – получить объективную

картину о прохождении информации для оперативного управления. Основное их содержание – список работы, которые должны быть завершены в ближайшее время. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции конкретного должностного лица. Сводный отчет – это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени. Сводные отчеты поступают к

руководству предприятия для общего контроля процессов делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителю или контролирующим лицам. Типичные примеры таких отчетов: «Завершающиеся работы по исполнителям», «Сводный отчет по подразделениям предприятия», «Сводный отчет по контрагентам». Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. На предприятии