Деловой этикет — страница 16

  • Просмотров 36725
  • Скачиваний 2620
  • Размер файла 27
    Кб

приглашения, поздравления, рекомендательные письма, благодарности. Для облегчения восприятия формы письмо строится согласно устоявшейся структуре. Любое деловое письмо начинается с обращения к тому, кому оно адресовано. Для этого в «шапку» письма выносятся должность и фамилия, имя, отчество адресата. Ниже по центру и с заглавной буквы пишется обращение к адресату в уважительном тоне. За обращением следует преамбула, в

которой раскрываются цели письма: получатель должен сразу и однозначно понять, о чем дальше пойдет речь. Основной текст, следующий ниже, должен в нескольких абзацах обрисовать ситуацию, развернуто, но четко изложить суть письма. Иногда письмо требует дополнительных материалов – такие документы называются приложениями к письму. В тексте письма указывается, что, во-первых, эти приложения имеются – информация о них должна

помещаться в конце перед подписью, во-вторых, если это требуется, по тексту письма даются ссылки на номера и/или наименования приложений, которые подтверждают, дополняют содержание самого письма. Завершает деловое письмо подпись руководителя организации или другого ответственного лица. Наименование должности пишется в левой части листа, рядом ставится подпись, а справа дается ее расшифровка: фамилия и инициалы подписавшего.

Для делового письма характерно четкое деление на абзацы, что позволяет выделить смысловые части документа. Письмо должно быть не только грамотно составлено, но и правильно оформлено. Деловые письма выполняются на специальных бланках организации, где содержится следующая обязательная информация:  название организации;  физический адрес организации;  телефон и факс;  web-сайт и  e-mail. Необязательной информацией

являются реквизиты организации и ее логотип. Последнее придает бланку солидность и сообщает адресату немного больше сведений о фирме. Если письмо отправляется за границу, то писать письмо следует на родном языке адресата или на английском языке (как международном). Дата письма указывается согласно правилам страны, в которую письмо отправляется. Владение официально-деловым стилем речи – один из показателей компетентности

любого специалиста. умение четко изложить суть вопроса, однозначно сформулировать просьбу или предложение, убедительно обосновать выводы не приходит само собой. Требуются знание основных правил оформления деловой корреспонденции и соответствующая практика. Внедрение информационных технологий расширило арсенал средств оперативных коммуникаций, но к ним предъявляются те же требования четкости, логичности, обоснованности