Деловой этикет — страница 9

переговоры экономят время. Однако подсчеты показали, что у руководителей телефонные разговоры в течение рабочего дня занимают от 3 до 4,5 часа, а у сотрудников — 2–2,5 часа. Выявлены недостатки телефонных переговоров. Продолжительность их увеличивается за счет эмоциональной окраски. Это приводит к речевой нечеткости и неделовитости фраз. Отсюда на сообщение деловой информации уходит 2/3 времени, а на паузы между словами и

фразами, на выражение своих эмоций по поводу тех или иных сведений —1/3 времени. Существуют следующие рекомендации для выбора телефона как технического средства общения. Его нужно выбирать, если необходимо:  быстро сообщить удаленному от вас деловому партнеру определенные лаконичные сведения или получить таковые от него;  быстро выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вас вопросу;  получить

согласие на конкретные действия в вышестоящих организациях;  уточнить, остается ли в силе прежняя договоренность о встрече с кем-то. Важно правильно выбрать время телефонного разговора. При этом надо учитывать, что:  по вашим сведениям оно удобно для абонента;  абонент должен быть на своем рабочем месте, учитывая распорядок дня предприятия;  именно в это время телефон вашего абонента менее всего загружен; следует

иметь в виду, что самые оживленные контакты по телефону в учреждениях приходятся на декабрь и январь, на понедельник и на первую половину дня. Деловое общение по телефону включает в себя ряд этапов: взаимное представление, введение собеседника в курс дела, обсуждение ситуации, заключительное слово. Представляясь собеседнику, необходимо сообщить свою фамилию, имя и отчество, место работы и должность, которую вы занимаете. Это

сразу настроит партнера на деловой разговор. Представившись, желательно спросить у собеседника, не помешали ли вы ему своим звонком, может ли он уделить вам внимание. Только в случае положительного ответа можно продолжать разговор.   Правила делового общения по телефону  При выполнении срочной, не терпящей отлагательства работы:  Немало людей повышают голос всякий раз, когда плохо слышат собеседника, тем самым отвлекая

от работы других. В таких случаях надо попросить абонента говорить громче и спросить, как он слышит вас.  При снятии трубки зазвонившего телефона заменяйте нейтральные отзывы: «Да», «Алло», «Слушаю» - более информативными: «Иванов», «Отдел кадров», «Завод». Это устраняет ошибки и путаницу, а значит – экономит время. Кроме того, совмещение отзыва с представлением задает деловой тон всему